Политика обработки и защиты персональных данных
УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО «КОРУС Консалтинг ГК» № 1/ЮО от «01» сентября 2023 г.
ПОЛИТИКА
ОБРАБОТКИ И ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
В ОБЩЕСТВЕ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ГРУППА КОМПАНИЙ «КОРУС КОНСАЛТИНГ»
1. Общие положения
1.1. Политика обработки и защиты персональных данных в Обществе с ограниченной ответственностью «Группа компаний «КОРУС Консалтинг» (далее – Политика) определяет основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых в Обществе с ограниченной ответственностью «Группа компаний «КОРУС Консалтинг» (далее – Компания) персональных данных, функции Компании при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также реализуемые Компанией требования к защите персональных данных.
1.2. Политика разработана Компанией с учетом требований Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области персональных данных.
1.3. Положения Политики служат основой для разработки локальных нормативных актов, регламентирующих вопросы обработки персональных данных в Компании.
1.4. Действие настоящей Политики не распространяется на отношения, возникающие при:
• организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов, имеющих статус архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации,
• обработке персональных данных, отнесенных в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну.
1.5. Политика обязательна для исполнения всеми сотрудниками Компании, имеющими доступ к информации, содержащей персональные данные, а также лицами, работающими с информацией, принадлежащей Компании, в рамках заключенных договоров и соглашений.
2. Законодательные и иные нормативные правовые акты
2.1. Политика определяется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 6 июля 2008 г. № 512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
• иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти.
3. Основные термины и определения
3.1. Персональные данные – любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
3.2. Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
3.3. Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
3.4. Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемые с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
3.5. Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
3.6. Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
3.7. Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
3.8. Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
3.9. Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, когда обработка необходима для уточнения персональных данных).
3.10. Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
3.11. Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
3.12. Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
4. Принципы и цели обработки персональных данных
4.1. Компания, являясь оператором персональных данных, осуществляет обработку персональных данных субъектов персональных данных, не состоящих с Компанией в трудовых отношениях.
4.2. Обработка персональных данных в Компании осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:
• обработка персональных данных осуществляется на законной основе;
• обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
• не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
• обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
• содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствует заявленным целям обработки;
• при обработке персональных данных обеспечиваются точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных;
• хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом или договором;
• обрабатываемые персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
4.3. Персональные данные обрабатываются в Компании в целях:
• обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, локальных нормативных актов Компании;
• осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Российской Федерации на Компанию, в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Пенсионный фонд Российской Федерации, в Фонд социального страхования Российской Федерации, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, а также в иные государственные органы;
• регулирования трудовых отношений, а также правоотношений с соискателями по вакансиям Компании (содействие в трудоустройстве);
• защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных;
• подготовки, заключения, исполнения и прекращения договоров с контрагентами;
• обеспечения пропускного и внутриобъектового режимов на объектах Компании;
• формирования справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности Компании, его филиалов и представительств, а также дочерних обществ и организаций;
• исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;
• осуществления прав и законных интересов Компании в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами Компании, или третьих лиц либо достижения общественно значимых целей;
• регистрации субъекта персональных данных на официальных сайтах Компании для предоставления доступа к отдельным его разделам;
• предоставления информации о Компании и ее деятельности, об оказываемых услугах и работах, об организуемых и проводимых Компанией мероприятиях;
• предложение услуг Компании, ведение переговоров перед заключением договоров с контрагентами Компании;
• участие в мероприятиях, встречах и тренингах Компании;
• формирование списка контактов клиентов Компании и списка контактов потенциальных клиентов Компании;
• рассмотрение и учет обращений субъектов персональных данных (запросов, предложений, комментариев, претензий, благодарностей);
• предоставления новостных материалов;
• для иных целей, когда для такого использования персональных данных Компанией получено согласие от субъекта персональных данных.
5. Перечень субъектов персональных данных
5.1. В Компании обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов:
• контрагенты по договорам, стороной которых является Компания и её аффилированные лица, и представители контрагентов Компании и её аффилированных лиц;
• потенциальные клиенты и контрагенты Компании и их представители;
• соискатели по вакансиям Компании;
• посетители сайта Компании.
5.2. Компания понимает важность защиты персональных данных детей. Деятельность Компании и её Веб-сайт не предназначен и специально не ориентирован на его использование и получение услуг Компании лицами, не достигшими 18 лет. Настоящая Политика не предусматривает сбор или хранение информации о таких лицах.
6. Перечень персональных данных
6.1. Перечень персональных данных, обрабатываемых в Компании, определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации с учетом целей обработки персональных данных, указанных в разделе 4 Политики.
6.2. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни в Компании не осуществляется.
6.3. В Компании осуществляется обработка следующих категорий персональных данных:
· фамилия, имя, отчество;
· адрес электронной почты;
· номер контактного телефона;
· паспортные данные, СНИЛС;
· должность;
· место работы;
· образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;
· факты биографии и предыдущая трудовая деятельность;
· сведения о трудовом стаже;
· деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
· дата и место рождения;
· пол, возраст;
· адрес регистрации по месту жительства и/или по месту пребывания;
· идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).
Из указанного списка Работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые необходимы для достижения целей, указанных в разделе 4 настоящей Политики.
7. Функции Компании при осуществлении обработки персональных данных
7.1. Компания при осуществлении обработки персональных данных:
• принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных;
• принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
• назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных;
• издает локальные нормативные акты, определяющие политику и вопросы обработки и защиты персональных данных;
• осуществляет ознакомление работников Компании, его филиалов и представительств, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, и обучение указанных работников;
• публикует или иным образом обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике;
• сообщает в установленном порядке субъектам персональных данных или их представителям информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующим субъектам, предоставляет возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении и (или) поступлении запросов указанных субъектов персональных данных или их представителей, если иное не установлено законодательством Российской Федерации;
• прекращает обработку и уничтожает персональные данные в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных;
• устанавливает режим конфиденциальности в отношении информации, содержащей персональные данные, заключает со своими контрагентами соглашения о нераспространении такой информации;
• совершает иные действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
8. Условия обработки персональных данных
8.1. Обработка персональных данных в Компании осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
8.2. Компания без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено федеральным законом.
8.3. Компания вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных на основании заключаемого с этим лицом договора. Договор должен содержать перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели обработки, обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона «О персональных данных».
8.4. В целях внутреннего информационного обеспечения Компания может создавать внутренние справочные материалы, в которые с письменного согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, могут включаться его фамилия, имя, отчество, место работы, должность, год и место рождения, адрес, адрес электронной почты, иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.
8.5. Доступ к обрабатываемым в Компании персональным данным разрешается только работникам Компании, занимающим должности, при замещении которых осуществляется обработка персональных данных.
9. Перечень действий с персональными данными и способы их обработки
9.1. Компания осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.
9.2. Обработка персональных данных в Компании осуществляется следующими способами:
• неавтоматизированная обработка персональных данных;
• автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
• смешанная обработка персональных данных.
9.3. Хранение персональных данных осуществляется в Компании исключительно в пределах сроков, необходимых для обработки персональных данных в соответствии с целями их обработки, а также в соответствии с действующим законодательством.
10. Права субъектов персональных данных
10.1. Субъекты персональных данных имеют право на:
• полную информацию об их персональных данных, обрабатываемых в Компании;
• доступ к своим персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
• уточнение своих персональных данных, их блокирование или уничтожение в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• отзыв согласия на обработку персональных данных;
• принятие предусмотренных законом мер по защите своих прав;
• обжалование действия или бездействия Компании, осуществляемого с нарушением требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в суд;
• осуществление иных прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
11. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным
11.1. В случае подтверждения факта неточности персональных данных или неправомерности их обработки персональные данные подлежат их актуализации Компанией самостоятельно или по запросу субъекта персональных данных, а их обработка должна быть прекращена, соответственно.
11.2. В случае изменения каких-либо обрабатываемых персональных данных субъект персональных данных уведомляет Компанию о таком изменении. Если соответствующее уведомление не было получено Компанией, до момента его получения считается, что обрабатываемые персональные данные являются достоверными и актуальными.
11.3. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению.
11.4. Подтверждением уничтожения персональных данных, обработка которых осуществлялась без использования средств автоматизации, является акт об уничтожении персональных данных.
11.5. Подтверждением уничтожения персональных данных, обработка которых осуществлялась с использованием средств автоматизации, является акт об уничтожении персональных данных, а также выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных.
11.6. Компания обязана сообщить субъекту персональных данных или его представителю информацию об осуществляемой ею обработке персональных данных такого субъекта по запросу последнего.
11.7. Для обработки персональных данных необходимо получать согласие субъектов персональных данных. Также в случае, если планируется передавать персональные данные иному лицу, то на такое действие также следует получать согласие субъекта.
12. Меры, принимаемые Компанией для обеспечения выполнения обязанностей оператора при обработке персональных данных
12.1. Меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения Компанией обязанностей оператора персональных данных, включают:
• назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных в Компании;
• принятие локальных нормативных актов и иных документов в области обработки и защиты персональных данных;
• организацию обучения и проведение методической работы с работниками, занимающими должности, при замещении которых осуществляется обработка персональных данных;
• получение согласий субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
• обособление персональных данных, обрабатываемых без использования средств автоматизации, от иной информации, в частности путем их фиксации на отдельных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах;
• обеспечение раздельного хранения персональных данных и их материальных носителей, обработка которых осуществляется в разных целях и которые содержат разные категории персональных данных;
• установление запрета на передачу персональных данных по открытым каналам связи, вычислительным сетям вне пределов контролируемой зоны, сетям Интернет без применения установленных мер по обеспечению безопасности персональных данных (за исключением общедоступных и (или) обезличенных персональных данных);
• хранение материальных носителей персональных данных с соблюдением условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
• осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных Федеральному закону «О персональных данных»;
• административный и технический контроль ограничения доступа к персональным данным на основании служебной необходимости;
• технические меры безопасности, включая брандмауэры, шифрование и антивирусное ПО;
• иные меры, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
12.2. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных устанавливаются в соответствии с локальными нормативными актами в Компании, регламентирующими вопросы обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах.
12.3. Компания осознаёт, что несмотря на то, что она применяет средства обеспечения безопасности после получения персональных данных, передача информации через сеть «Интернет» (в том числе по электронной почте) никогда не бывает полностью безопасной. Компания принимает меры по защите персональных данных, но не может гарантировать полную безопасность данных, переданных ею или ей по сети «Интернет».
13. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области персональных данных
13.1. Контроль за соблюдением в Компании законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется с целью проверки соответствия обработки персональных данных в Компании законодательству Российской Федерации и локальным нормативным актам в области персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, а также принятых мер, направленных на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, выявления возможных каналов утечки и несанкционированного доступа к персональным данным, устранения последствий таких нарушений.
13.2. Внутренний контроль за соблюдением в Компании законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных.
14. Приложения
14.1. Форма акта об оценке степени вреда при утечке персональных данных.
14.2. Форма акта об уничтожении персональных данных.
Приложение № 1 к Политике
обработки и защиты персональных данных
в ООО «КОРУС Консалтинг ГК»
ФОРМА АКТА N ___
об оценке степени вреда при утечке персональных данных
г. Санкт-Петербург «___» ____________ 20___ г.
Комиссия в составе ______________________ подготовила настоящий акт в подтверждение проведения «____» ___________ 20___ года оценки степени вреда при утечке персональных данных в ООО «КОРУС Консалтинг ГК», место нахождения: г. Санкт-Петербург, ул. Марата, д. 55/5, литер А, пом. 5Н.
По результатам проведённой оценки было определено, что при утечке персональных данных в ООО «КОРУС Консалтинг ГК» субъекту персональных будет причинена _______ степень вреда.
Комиссия, проводившая оценку вреда:
_________________________________________ ________________
(ФИО, должность) (подпись)
_________________________________________ ________________
(ФИО, должность) (подпись)
_________________________________________ ________________
(ФИО, должность) (подпись)
обработки и защиты персональных данных
в ООО «КОРУС Консалтинг ГК»
ФОРМА АКТА N ___
об уничтожении (о прекращении обработки)
персональных данных
г. Санкт-Петербург «___» ____________ 20___ г.
Комиссия в составе председателя – _________________, членов комиссии – __________________________________________________________, созданная на основании приказа от «___» _____________ 20__ года N ___, руководствуясь Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», составила акт о том, что произведено уничтожение персональных данных или иной конфиденциальной информации, находящейся в ООО «КОРУС Консалтинг ГК», место нахождения: г. Санкт-Петербург, ул. Марата, д. 55/5, литер А, пом. 5Н, в следующем объеме:
|
N п/п |
Содержание персональных данных (в том числе ФИО лица, чьи персональные данные были уничтожены) |
Тип носителя (с указанием количества листов материальных носителей; наименование информационной системы) |
Причина уничтожения |
Дата уничтожения |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Перечисленные носители персональных данных уничтожены путем __________.
Персональные данные были уничтожены следующим (следующими) сотрудниками ООО «КОРУС Консалтинг ГК»:
_________________________________________ ________________
(ФИО, должность) (подпись)
_________________________________________ ________________
(ФИО, должность) (подпись)
Председатель комиссии:
_____________________________________ _________________
Члены комиссии:
_____________________________________ _________________